5 consejos para ganar productividad

A menudo tenemos la impresión que nuestra jornada laboral no ha sido todo lo productiva que esperábamos: hábitos de organización mejorables, incendios y ladrones de tiempo.

Os proponemos 5 consejos al respecto, tened en cuenta que convertir un comportamiento en un hábito, requiere 21 días seguidos de disciplina.

EVITAR LA MULTITAREA. La monotarea es 3 veces más eficiente que la multitarea: estoy terminando un informe y recuerdo que tengo que + llamar por teléfono, mientras espero + compruebo mi correo electrónico (alguno requiere mi atención y lo leo) + contesto sms + …

GESTIONAR LAS TAREAS. Planifico las tareas que me propongo realizar hoy, y las anoto en una hoja en blanco. Si durante la jornada, van apareciendo imprevistos/incendios, los anoto también. Cuando finalizo una tarea, la tacho.

USAR EL “-2 +2 O DERIVAR”. Al recibir tareas a realizar (al abrir correo electrónico): Leo, realizar dicha tarea me supone MENOS de 2 minutos: LA HAGO; me supone MAS de 2 minutos: LA ANOTO en mi lista de tareas; la puedo/debo DERIVAR: LA REENVÍO.

CONFIGURAR EL CORREO ELECTRÓNICO. Tener el correo siempre abierto y revisarlo cada pocos minutos interrumpe tarea. El email no es la vía para comunicar “incendios”: REVISA tu correo entre 3 y 5 veces al día (piensa que es una tarea más), DESACTIVA las notificaciones de “nuevo correo”, DESACTIVA la vista previa, CREA filtros de archivo automático (leídos, basura, …)

ORGANIZAR, NOMBRAR Y ARCHIVAR. Buscar archivos o correos eléctricos es una pérdida de tiempo: DEFINE un sistema de archivo eficaz, con carpetas y subcarpetas; NOMBRA tus archivos siguiendo pautas claras; ARCHIVA teniendo en cuenta que la papelera también existe. Usa el “Asunto” de tus emails teniendo presente que es posible que necesites buscarlos en el futuro.