5 consells per guanyar productivitat

Sovint tenim la impressió que la nostra jornada laboral no ha estat tot el productiva que esperàvem: hàbits d'organització millorables, incendis i lladres de temps.

Us proposem 5 consells sobre aquest tema, tingueu en compte que convertir un comportament en un hàbit, requereix 21 dies seguits de disciplina.

EVITAR LA MULTITASCA. La monotasca és 3 vegades més eficient que la multitasca: estic acabant un informe i recordo que haig de + trucar per telèfon, mentre espero + comprovo el meu correu electrònic (algun requereix la meva atenció i el llegeixo) + contesto sms + …

GESTIONAR LES TASQUES. Planifico les tasques que em proposo realitzar avui, i les anoto en un full en blanc. Si durant la jornada, van apareixent imprevists/incendis, els anoto també. Quan finalitzo una tasca, la ratllo.

USAR EL “-2 +2 O DERIVAR”. En rebre tasques a realitzar (obrir correu electrònic): Llegeixo; realitzar aquesta tasca em suposa MENYS de 2 minuts: LA FAIG; em suposa MES de 2 minuts: L'ANOTO en la meva llista de tasques; la puc/haig de DERIVAR: LA REENVIO.

CONFIGURAR EL CORREU ELECTRÒNIC. Tenir el correu sempre obert i revisar-lo cada pocs minuts interromp tasca. L'email no és la via per comunicar “incendis”: REVISA el teu correu entre 3 i 5 cops al dia (pensa que és una tasca més), DESACTIVA les notificacions de “nou correu”, DESACTIVA la vista prèvia, CREA filtres d'arxiu automàtic (llegits, paperera, …)

ORGANITZAR, NOMENAR I ARXIVAR. Buscar arxius o correus electrònics és una pèrdua de temps: DEFINEIX un sistema d'arxiu eficaç, amb carpetes i subcarpetes; NOMENA els teus arxius seguint pautes clares; ARXIVA tenint en compte que la paperera també existeix. Usa el “Assumpte” dels teus emails tenint present que és possible que necessitis buscar-los en el futur.